Popcorn flow, un outil pour votre amélioration continue

Avez-vous déjà entendu parlé de PopCorn flow pour animer votre dynamique d’amélioration continue ? J’ai moi-même récemment découvert cet outil dans une conférence animée par Anne Gabrillagues au DevOxx France.

En réalité, il a été développé par Claudio Perrone. Je le trouve très pertinent pour cadrer les réflexions et s’engager dans cette démarche.

C’est un outil qui peut-être utilisé par des équipes de travail, des coachs qui souhaitent accompagner leurs équipes et même par toute personne désireuse de guider son développement personnel.

Certaines équipes pratiquent déjà l’exercice de la rétrospective. Popcorn flow vient compléter cette pratique. Il pousse à la réflexion et au suivi de l’amélioration continue.

Ce qui me séduit particulièrement dans ce modèle c’est le cadre qu’il apporte et surtout le fait que nous parlions “d’expérimentation” et non “d’action d’amélioration”. Cette terminologie est selon moi plus pertinente. Elle change notre dynamique et notre intention.

Je vais reprendre ici des éléments déjà partagés par Claudio Peronne. Je vais simplement y ajouter quelques notes, un exemple général et quelques tips personnels.

Le modèle Popcorn flow

Alors, concrètement, qu’est-ce que le modèle PopCorn Flow ? En quoi est-il pertinent pour vous et moi ?

Dans les faits, c’est assez simple. Au risque de vous décevoir, PopCorn Flow repose sur les mêmes étapes que la roue de Deming: Planifier, Agir, Mesurer, Améliorer. Cependant Claudio Perrone lui redonne un coup de neuf et l’explicite.

Dans ce modèle, l’auteur nous propose trois principes et six étapes pour guider notre réflexion sur l’amélioration de nos pratiques et conditions de travail.

The virus principle

#Principe 1: “If change is hard, make it continuous”.

Aussi appelé le principe du “virus”, il est à la base de l’amélioration continue. Changer pas à pas, petit à petit et de manière continue tel est le secret d’une démarche durable et contagieuse.

The kaizen urgency principle

#Principe 2: “Everybody is entitled to their own opinion, but a shared opinion is a fact”.

Aussi appelé “The Kaizen Urgency”. Ne perdez pas de temps à valider vos hypothèses ou suppositions par des analyses précises. Si une personne exprime son opinion sur un sujet (ex: notre qualité de code n’est pas bonne) et qu’au moins une autre la partage, cela devient un fait sur lequel nous pouvons travailler.

Skateboarder principle

#Principe 3: “It’s not fail fast, fail often. It’s learn fast, learn often”.

Aussi appelé le principe du “Skateboarder”. Ce principe fait référence à la notion de feedback. Plus vous allez expérimenter de petits changements, plus vous allez avoir du feedback et plus vous apprendrez. C’est uniquement sur cette base que nous pouvons réellement progresser.

Les 7 étapes de Popcorn Flow

Dans les faits, l’objectif est de visualiser, sur un board type “kanban” par exemple, les problèmes sur lesquels l’équipe travaille et les expérimentations qu’elle mène pour essayer de les résoudre.

Je vous détaille ici les sept étapes que propose Claudio Peronne pour bien construire et suivre son flux de résolution de problème.

Popcorn flow

Problems and observations

Conformément au premier principe, identifiez un problème ou une opportunité d’amélioration, lors d’une session de rétrospective par exemple. Partagez-le avec vos collègues. Quelqu’un est-il d’accord avec votre opinion ? Oui ? Alors notez-le ici et rendez-le visible !

Exemple : Nos réunions ne sont pas efficaces !

Options

Recherchez ensuite des options de résolution. Un maximum. Vous avez plusieurs façons de résoudre un problème. Tant que vous n’avez pas au moins trois options, ne passez pas à l’étape suivante. Comme l’explique Virginia Satir:

“To have one choice is not a choice. To have two choices it’s a dilemma and to have three choices offers new possibilities”.

Virginia Satir

C’est une étape souvent “bâclée” en rétrospective. Je vois très peu d’équipes prendre le temps de proposer plusieurs options sur un même problème.

Exemple d’options pour notre problèmes:

  1. Restreindre le temps de nos réunions.
  2. Faire animer nos réunions par une personne extérieure.
  3. Se former à l’animation de réunion.
  4. Arrêter nos réunions.

Oui oui, arrêter les réunions peut-être une option. Il ne faut pas se poser de limites dans cette étape.

Possible experiments

ici nous allons décrire nos expérimentations possibles. On met en contexte une ou plusieurs options envisagées précédemment. Ce sont des idées un peu plus concrètes que l’on pourrait faire.

Exemple

  1. Acheter un livre sur l’animation de réunion
  2. Recruter un coach pour animer nos réunions pendant une semaine

Committed

Prenez un engagement collectif sur les expérimentations sur lesquelles vous souhaitez vous engager. Détaillez ici le périmètre, le contexte de l’expérimentation, une liste des résultats attendus, la durée de l’expérimentation et identifier un responsable.

Exemple:

  1. Problème: Réunions trop longues et pas assez efficaces
    1. Action: Engager un coach pour 1 semaine.
    2. Résultats espérés
      • Nos réunions se passent mieux lorsqu’il est présent
      • Nous avons compris pourquoi nous n’étions pas efficace dans nos réunions
      • Nous appliquons ses conseils, outils et pratiques pour les prochaines réunions
    3. Durée: 1 semaine
    4. Date de revue: le 26/03/2021

Ongoing

Déplacez ici les expérimentations en cours. Une bonne pratique est de limiter les expérimentations en cours. Ne lancez pas trop d’expérimentation en même temps pour ne pas vous décourager et prendre le temps de bien faire et d’avoir un feedback constructif.

Review

Lorsque l’expérimentation est terminée, c’est l’heure du feedback. Chaque expérience est une source d’apprentissage. Claudio Perrone partage sur sa présentation quelques questions utiles à se poser:

  • Qu’attendions-nous de cette expérience ?
  • Que s’est-il réellement passé ?
  • Qu’avons-nous appris ?
  • Par rapport à nos apprentissages, que faisons-nous ensuite ?

Next

Après la phase d’apprentissage, concentrez-vous sur la suite. Avez-vous résolu le problème ? Si oui, célébrez et capitalisez sur votre succès. Si non, changez d’expérience.

Répétez, encore le processus.

Popcorn flow board

Vous remarquerez que ce modèle est très orienté “solution focus”. C’est-à-dire que nous nous focalisons sur les solutions plutôt que sur la cause de celui-ci. Trouvez collectivement des pistes de résolution et engagez-vous à en tester certaines.

Utilisez Popcorn flow avec les rétrospectives

L’outil Popcorn flow et la rétrospective sont deux outils complémentaires. La rétrospective est un moment formel où l’équipe inspecte ses pratiques, ses interactions et ses processus. Si des problèmes ou des opportunités de progrès émergent lors des discussions, Popcorn flow devient alors un précieux outil qui nous aide à cadrer nos réflexions dans la résolution de ces problèmes par l’expérimentation.

Six bonnes pratiques pour réussir avec Popcorn Flow

#1 En amont des rétrospectives, au quotidien, une bonne pratique est de réserver un espace (physique ou virtuel) sur lequel les équipes peuvent noter les points de blocages et les difficultés auxquelles ils sont confrontés sur l’instant. Ces notes servent ensuite de base pour alimenter les discussions;

#2 Priorisez vos problèmes;

#3 Limitez vos expérimentations en cours pour ne pas vous disperser;

#4 Prenez le temps de rechercher plusieurs options qui résoudraient potentiellement votre problème;

#5 Limitez le périmètre et la durée de vos expérimentations. Pensez avant tout au feedback;

#6 A contrario, accordez le temps nécessaire à vos expérimentations pour appréhender les bénéfices et/ou inconvénients.

A vous de jouer ! Expérimenter l’outil et évaluer son intérêt pour vous et votre équipe.

Pour aller plus loin, allez voir la conférence d’Anne Gabrillagues et les slides de Claudio Perrone sur le sujet.

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