Comment gagner en productivité et optimiser notre ressource la plus chère : le temps !

Préambule

Je suis Nathalie et je suis recruteuse chez Kanoma. Au-delà de ce rôle, j’anime et j’accompagne la team tech de Kanoma. Pour mener à bien ma mission, je dois bien gérer mon temps. Il est très facile de se disperser quand on est recruteur/euse : faire des visio avec les candidats, échanger avec ses collègues, organiser un meetup, écrire un article pour le nouveau blog, sourcer de nouveaux candidats, faire un post sur LinkedIn, etc.

Le sujet de la gestion du temps m’intéresse pour améliorer mon organisation, optimiser mon temps pour être épanouie dans mon job, trouver un équilibre juste entre ma vie pro et ma vie perso, etc.

J’ai suivi un webinar sur « comment gagner en productivité ? » et je vous partage ici les 3 TIPS clefs partagés lors de cette conférence.

Je les mets en pratique depuis peu de temps et je vois déjà la différence.
J’avance mieux dans mes projets et je suis plus satisfaite de moi-même.

TIP #1 : prépare ton environnement de travail.


Pour éviter la dispersion, coupe toutes perturbations avec l’extérieur.
L’autodiscipline ne fonctionne pas, prépare donc ton terrain de jeux pour rester concentré(e).

A toi de jouer 💪 – quand tu te lances sur un projet et que tu veux avancer de façon efficace :

  • supprime les notifications sur ton portable (Instagram, Facebook, Twitter, mails, sms, whatsapp, ta banque ^^, etc.)
  • ferme les onglets et applications sur ton ordinateur (mails, slack, linkedin, etc.)
  • veille à ce que ton environnement de travail soit clair : un bureau rangé, TV éteinte (les joies du télétravail), ton café/thé à portée de main, etc.

Cela évite les tentations !
Plutôt que de compter sur ta détermination, autant couper ces distractions à la source ^^. Oui, oui… L’autodiscipline ne fonctionne pas.

💡 Bon à savoir : quand tu es déconcentré(e), ton cerveau a besoin de … 23 minutes pour se concentrer de nouveau. Je te laisse calculer ta perte de temps éventuelle si tu t’es laissé(e) distraire ces derniers jours.

Source : La blogueuse Laura Mabille cite une étude faite par les universités d’lrvine en Californie et d’Humboldt en Allemagne qui explique qu’il nous faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour retrouver le niveau de concentration que nous avions avant l’interruption

TIP #2 : checklist VS todolist.


Il faut déjà faire la distinction entre les 2 :

  • Check list : elle reste toujours la même (c’est une sorte de process).
  • Todo list : elle change chaque jour.

CHECK LIST

Les grosses industries ou les chirurgien(ne)s suivent des check list pour effectuer leurs actions sans rien oublier et éviter les erreurs.
Alors pourquoi pas nous ?
Prendre le temps de créer ses check list une bonne fois pour toute (simplement 2/3 les plus importantes selon tes besoins pro/perso) et ensuite, il n’y a plus qu’à cocher, te fera gagner un temps fou. Et te permettra d’être plus serein(e).

A toi de jouer 💪

  • crée tes check list – exemples : tes actions hebdomadaires récurrentes sur ton job, ta liste de courses, les actions que tu mènes chaque semaine dans ta vie personnelle
  • vérifie cette check list chaque lundi matin pour planifier ta semaine et bloquer des temps dans ton agenda (et ne pas y déroger ^^)
  • pense à bloquer des temps « tampons » pour gérer les urgences. Cela ne sert à rien de blinder ces journées car il y a toujours des imprévus, quel que soit notre métier !

TODO LIST

Cette liste est amenée à évoluer chaque jour en fonction des actions que tu souhaites mener dans ton travail ou dans ta vie personnelle.

A toi de jouer 💪:

  • identifie les actions à mener chaque jour pour avancer dans tes projets professionnels et personnels. En agilité, le daily permet de se structurer quant à sa Todo list hebdomadaire.
  • ne pas faire une liste trop longue sinon à la fin de la journée tu seras frustré(e), stressé(e), bref pas au top !

Avec le temps tu réussiras à faire des todo list réalistes.

TIP #3 : Définis tes priorités

Tu ne peux pas TOUT faire, alors priorise !
On a la sensation de ne jamais faire assez, ce qui déclenche chez nous de la frustration.
On a tendance à réfléchir QUANTITE plutôt que QUALITE. On veut cocher le plus de cases ^^ et pouvoir se dire « ouiiiii, j’ai tout fait !! (Avoue-le, je suis certaine que tu as déjà ressenti cela).

Mais … il est impossible de TOUT faire.

Sache que les personnes les plus performantes ne cherchent pas à tout faire. Elles se concentrent sur l’essentiel.
A toi de faire la différence entre l’essentiel et le superflu dans ton job et dans ta vie personnelle.
Observe tes progrès semaines après semaines en consultant régulièrement tes checklist et todolist.

A toi de jouer 💪 :

  • identifie les 2/3 priorités concernant ton job et celles concernant tes projets personnels.

Tes priorités professionnelles correspondent au cœur de ton job, au cœur de ta fiche de poste.

Tes priorités personnelles correspondent aux choses que tu as envie de faire et dont tu seras fier(e) quand tu seras sur ton « lit de mort » (et oui, c’est ça la vie ^^)

  • divise ensuite ces priorités en plusieurs tâches. Si tu es un(e) agiliste, tu sais faire =) [sinon, et bien je pourrais peut-être écrire un article à ce sujet]

Le mot de la fin – préserve ton temps

Pour conclure, « le temps est notre ressource la plus précieuse ».
C’est la seule ressource que tu ne peux pas récupérer une fois passé.
Apprends donc à utiliser au mieux cette ressource, en te posant la question suivante :
« Est-ce que l’utilisation de mon temps correspond aux objectifs que je souhaite atteindre dans mon job, ma vie ? »

Pour récapituler 😀 – prends-toi 1 heure dans ta journée et :

  • défini tes priorités professionnelles et personnelles (2/3 voire 4 max pour chaque)
  • change ton environnement de travail pour rester concentré(e)
  • supprime tes paramétrages de notifications maintenant, cela ne te prendra que quelques minutes, pour des heures gagnées ensuite.
  • vérifie régulièrement ton cap en relisant tes checklist et todolist : mets-toi une alerte chaque lundi matin ou à un autre moment que tu juges opportun.

Si tu as des questions ou que tu veux partager avec nous tes TIPS, n’hésite pas à écrire un commentaire à ce post. Je me ferai un plaisir de te répondre.

Nathalie – Fullstack Recruiter chez Kanoma et adepte de la gestion du temps.

Source : Blog de Laura Mabille

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